Revision des Einkaufs 30.08.2018 bis 31.08.2018

Die Beschaffung von Werkstoffen, Betriebsmitteln sowie Dienstleistungen ist ein elementarer Kern der betrieblichen Leistungserstellung. Ineffizienzen in den Arbeitsabläufen, der Lieferantenauswahl und den Beschaffungspreisen haben eine direkte und hohe Auswirkung auf die Profitabilität des Unternehmens. Aus den Beschaffungsvorgängen ergeben sich hohe Zahlungsströme, die zu dolosen Handlungen verführen können. In Zeiten des global steigenden Wettbewerbs und Margendrucks können aus diesen Faktoren existenzbedrohende Risiken erwachsen. Lernen Sie in diesem Seminar, wie die Interne Revision die Einkaufsprozesse ganzheitlich prüfen und bewerten sowie Risiken und Verbesserungspotential aufdecken kann.

Grundlagen des betrieblichen Beschaffungswesens

• Bedarfsermittlung – wer liefert was?
• Verlässliche Lieferantenauswahl mittels Lieferantenbewertungen
• Einbeziehung des Qualitätsmanagements
• Angebotsprozesse und Verhandlungen
• Besonderheiten (öffentlicher) Ausschreibungsverfahren
• Konditionen und Zahlungsbedingungen
• Bedeutung der INCOTERMS und der unterschiedlichen Risiken für Lieferant und Kunde

Effizienz der Einkaufsprozesse

• Optimierung des Operating Working Capitals
• Steuerung des Einkaufsprozesses über Key Performance Indicator
• Minimale und maximale Lagerbestände versus Just-In-Time-Lieferungen
• Bündelung von Bedarfen zur Verbesserung der Einkaufskonditionen
• Besonderheiten von Rahmenverträgen

Prüfung der Einkaufsprozesse

• Keine Bestellung ohne Bestellanforderung der Fachabteilung!
• „Three-Way-Match“ der Bestellung, des Lieferscheins und der Rechnung
• Verwendung von Kreditoren Pro Diverse (CPD-Konten)
• Personelle Trennung kritischer Prozessteile
• Typische Fallstricke in der Kreditorenbuchhaltung und im Zahlungsverkehr

IT-Unterstützung bei Prävention und Prüfung

• Typische Prüfungshandlungen anhand einer Funktionstrennungsmatrix
• „no budget, no purchase order, no pay“ – wie finde ich das in der IT?
• Abbildung mit SAP®-Bordmitteln als Beispiel – wie kann ich das für andere Systeme in Microsoft® Ecxel übersetzen?
• Hinweise auf dolose Handlungen im Einkaufsbereich durch Data Mining

Referent: Bernd Schindler