Nationale Konferenz 2019 - Einige gute Gewohnheiten um die Arbeit effizienter zu gestalten

Patrick Cattin, Partner bei BDO, zeigte Möglichkeiten auf, wie Interne Revisorinnen und Revisoren ihre Tätigkeit effizienter bewältigen können. Dazu gehört zunächst einmal, sich in Erinnerung zu rufen, welches unsere schlechten Gewohnheiten sind. Denn was wir brauchen, ist nicht mehr Zeit, sondern gute Gewohnheiten! Der Referent legte dar, wie wir pro Tag eine Stunde einsparen und/oder unser Stressniveau verringern können.

So ermutigte er die Anwesenden, eine der acht von ihm vorgestellten guten Gewohnheiten auszuwählen und für sich umzusetzen. Generell sollten wir unsere Gewohnheiten regelmässig hinterfragen und wenn notwendig korrigieren. Diese Standortbestimmung ist äusserst wichtig und wird sich auszahlen!

Zudem wies der Referent darauf hin, dass unser Gehirn sequentiell arbeitet, d. h. es kann nur eine Aufgabe nach der anderen wirklich gut bewältigen. Wir verlieren rund 40 % unserer Energie, wenn wir oft in unserer Arbeit gestört werden (Sitzungen, Telefon, kurzfristige Besprechungen, SMS, Soziale Medien usw.). Gemäss verschiedener Studien brauchen wir 1,5 bis 10 Minuten, um uns nach einer Störung wieder in unsere Arbeit vertiefen zu können – und oft beginnen wir wieder bei Null. Es ist daher wesentlich, seine Gedanken zu kanalisieren, zu dokumentieren und sich danach die erforderliche Zeit für die Umsetzung zu nehmen. Reserviert euch dafür gewisse Zeiten in eurem Kalender! Multitasking gehört in den Bereich der Mythen und beeinträchtigt unsere Effizienz. Deswegen lohnt es sich, die Methode von Patrick zu befolgen. Damit die Massnahmen greifen, müssen wir sie während mindestens 20 Tagen verrichten. Danach ziehen wir die Lehren. Versucht es mit einem dieser acht Punkte und verbessert dadurch die Verwaltung und Ausführung eurer täglichen Aufgaben:  

  1. Schreibt alles nieder und entlastet dadurch euer Gedächtnis.  
  2. Jede Aufgabe wird nur einmal ausgeführt (Delete, Do, Delegate or Defer).
  3. Konsultiert eure E-Mails nur zwei- bis dreimal pro Tag.
  4. Leert eure Mailbox täglich oder im Maximum alle zwei Tage
  5. Beschränkt euch jeden Tag auf die drei wichtigsten Aufgaben.
  6. Arbeitet konzentriert / fokussiert und macht zwischendurch Pausen.  
  7. Verwendet Shortcuts.
  8. Plant den Tag und reserviert Zeit für Administratives (E-Mails, Pendenzen).

Eric-Serge Jeannet, Vorstand SVIR